Bapenda Kota Surabaya Perkuat Efisiensi Pengelolaan Dokumen SKPD Melalui Kearsipan Hibrida

SURABAYA | JATIMSATUNEWS.COM: Badan Pendapatan Daerah (Bapenda) Kota Surabaya terus berkomitmen meningkatkan efisiensi dan akuntabilitas tata kelola administrasi perpajakan daerah. Langkah ini salah satunya diwujudkan melalui penguatan sistematisasi pengelolaan dokumen Surat Ketetapan Pajak Daerah (SKPD) berbasis kearsipan hibrida (hybrid archiving). Inovasi pengelolaan arsip yang menggabungkan penataan berkas fisik dan integrasi direktori digital ini menjadi fondasi penting dalam mendorong reformasi birokrasi serta mempercepat alur pelayanan publik di lingkungan Pemkot Surabaya.

Dalam pelaksanaannya, proses sistematisasi dilakukan secara terstruktur guna memastikan setiap berkas SKPD, khususnya pada sektor pajak reklame yang terdata. Dokumen fisik diarsipkan secara teratur berdasarkan kelompok bulan dan diurutkan sesuai nomor formulir surat untuk mempermudah pencarian manual. Pengarsipan dokumen tersebut juga melalui proses pemindaian (scanning) untuk diinput ke dalam Aplikasi Reklame Pajak Daerah serta disimpan dalam folder digital yang terorganisasi berdasarkan bulan dan juga nomor formulir.

Kegiatan ini turut didukung oleh Program Studi Administrasi Publik Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur dengan pelaksanaan magang konversi mata kuliah di Bapenda Kota Surabaya. Melalui keterlibatan langsung di lingkungan kerja, penataan arsip tidak hanya dipandang sebagai tugas teknis operasional, melainkan sebagai bentuk penerapan ilmu reformasi birokrasi serta upaya manajemen aset yang baik. Integrasi antara penyimpanan fisik yang tertata dan basis data digital ini terbukti memangkas waktu pencarian data (retrieval time), sehingga pemeriksaan maupun validasi dokumen dapat dilakukan secara instan hanya dengan mengetik nomor formulir.

Baca juga: Tim Peneliti UPN “Veteran” Jawa Timur dan UNESA Kaji Pengentasan Kemiskinan Kota Surabaya

Baca juga: KKN Mahasiswa UPN “Veteran” Jawa Timur Berkolaborasi dengan Kelurahan Rungkut Tengah melalui Program Pilah Sampah Anorganik dan Organik (Pisang Danor) Dukung Program Pemerintah Kota Surabaya

Prodi Administrasi Publik UPN “Veteran” Jawa Timur, melalui mahasiswa magangnya, berperan mendukung proses pelayanan publik dalam penerimaan Pendapatan Asli Daerah (PAD) di Kota Surabaya. Pengetahuan akademik tentang tata kelola pemerintahan, pelayanan publik, dan manajemen administrasi diterapkan langsung untuk membantu Bapenda menghadirkan layanan yang lebih tertib, cepat, dan akuntabel. Sinergi antara dunia pendidikan dan instansi pemerintah ini menjadi contoh nyata bahwa kolaborasi perguruan tinggi dapat memberi kontribusi konkret bagi peningkatan kualitas layanan publik, sekaligus membekali mahasiswa dengan pengalaman kerja yang relevan.

Penerapan sistem kearsipan hibrida ini menjadi solusi strategis dalam menjembatani transisi birokrasi tradisional menuju era digital (e-government). Mengingat dokumen fisik SKPD masih memiliki kekuatan hukum dan fungsi pembuktian yang sah, keberadaan arsip digital hadir sebagai penunjang efisiensi kerja tanpa mengabaikan aspek legalitas administrasi pemerintahan.

Melalui penataan dokumen yang rapi, transparan, dan sistematis ini, Bapenda Kota Surabaya menunjukkan bahwa pembenahan administrasi dari tingkat operasional mampu memberikan dampak besar bagi kualitas pelayanan publik. Langkah ini diharapkan terus menjadi standar baku pengelolaan dokumen daerah guna mendukung terciptanya tata kelola pemerintahan yang responsif, efisien, dan akuntabel di Kota Surabaya.

Penulis:

1. Nabila Alifiah Artasyah, Mahasiswa Program Studi Administrasi Publik, UPN “Veteran” Jawa Timur.
2. Dr. Arimurti Kriswibowo, S.IP., M.Si., Dosen Program Studi Administrasi Publik, UPN “Veteran” Jawa Timur.